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Flowchart-Prozess für das Academic Advising – für klare Unterstützung

Dieses Flowchart zeigt, wie die Studienberatung von Anfrage und Intake bis zu Planung, Freigaben, Unterstützung bei der Registrierung und Follow-up läuft.

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Flowchart-Prozess für das Academic Advising – für klare Unterstützung

Dieses Flowchart zeigt, wie die Studienberatung von Anfrage und Intake bis zu Planung, Freigaben, Unterstützung bei der Registrierung und Follow-up läuft.

Start: Anfrage zur Studienberatung

Beratungsanfrage senden\n(Portal/E-Mail/Telefon)

Erfassung & Vorprüfung der Anfrage\n(Programmauswahl/Betreuer-Zuordnung)

Beratungstermin bestätigen\n(Uhrzeit/Ort oder Video)

Unterlagen vor dem Termin sammeln\n(Studienverlaufsplan, Transcript, Ziele)

Beratungstermin durchgeführt?\n(Abschluss)

Template

Was du mit dieser Vorlage bekommst

Gib deinem Beratungsteam einen schnelleren, klaren Weg, jede Station der Studierendenbegleitung zu dokumentieren – von Anfragen über Termine und Freigaben bis hin zu Follow-ups. So sinkt die Verwirrung zwischen unterschiedlichen Requests und Bearbeitungsschritten.

Kompletter End-to-End-Beratungsvorgang
Klare Entscheidungsstellen für Freigaben
Übersichtliche Prozesssicht für Studierende
Einfache Abbildung von Regeln, Richtlinien & Ausnahmen
Professionelle Prozessdokumentation

Use cases

Perfekte Einsatzszenarien

Ablaufplanung im Beratungsbüro einer Hochschule

Zeige, wie Beratungsanfragen eingehen, weitergeleitet, terminiert und abgeschlossen werden – damit Teams ihren Service standardisieren und Engpässe reduzieren.

Onboarding & Training für neue Berater/innen

Unterstütze neue Teammitglieder dabei, die Vorbereitung von Terminen, Kursplanung, Ausnahmebehandlung und studentenseitige Bestätigung in einem einzigen, leicht verständlichen Prozessbild zu erfassen.

Planung von Richtlinien und Freigaben auf Abteilungs-/Fakultätsebene

Mache transparent, wann ein/e Berater/in Pläne selbst freigeben darf und wann Abteilungs- oder Fakultätsfreigaben nötig sind – z. B. bei Überlast, Waivern oder größeren Änderungen.

Initiativen für Student Success & Retention

Mit einem klaren Academic Advising Process Flowchart verbesserst du die Kommunikation, unterstützt eine rechtzeitige Registrierung und hältst Follow-up-Aktionen konsequent ein.

Customize

So passt du das Flowchart an

Benennungen an eure Terminologie anpassen

Bearbeite die Schritte so, dass sie zu deiner Einrichtung passen – z. B. Success Coaching, Faculty Advising oder Registrar-Review.

Entscheidungsregeln für Ausnahmen ergänzen

Füge Freigabepfade für Kredit-Overloads, Prioritäts-/Voraussetzungs-Overrides, Holds, Transfer-Credits oder andere campus-spezifische Ausnahmen hinzu.

Struktur, Zuständigkeiten & Kommunikation abbilden

Passe Beschriftungen, Farben und Layout so an, dass sie euer Beratungsmodell, die Zuständigkeiten der Abteilungen und die Kommunikationswege zu Studierenden widerspiegeln.

Deine Vorteile

Komplexe Beratungsabläufe werden zu einer klaren, umsetzbaren Visualisierung
Weniger vergessene Schritte bei Terminierung, Freigaben und Unterstützung bei der Registrierung
Bessere Abstimmung zwischen Berater/innen, Abteilungen und Studierendenservices
Eine professionell wirkende Prozesskarte für Planung, Training und Akkreditierung

Pro-Tipps

Halte jeden Schritt handlungsorientiert – dann können sowohl Mitarbeitende als auch Studierende den Prozess sofort nachvollziehen
Nutze Entscheidungs-Knoten nur für echte Policy-Checkpoints wie Freigaben, Ausnahmen oder Terminverschiebungen
Ergänze Follow-up-Meilensteine (Erinnerungen, Statuschecks, Bestätigung) – so wird Verantwortlichkeit sichtbar

Start now

Erstelle dein eigenes Flowchart und berate mit mehr Sicherheit

Mach komplexe akademische Abläufe in wenigen Minuten zu einem professionellen Flowchart – damit Teams schneller ausrichten und Studierende wirksamer unterstützen können.

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KI-gestützt

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